Klachtenprocedure als onderdeel van Kwaliteitsmanagement

Zenitor beschouwt de klachtenprocedure  als een onderdeel van het ‘verbetermanagement’ van onze organisatie. Dit verbetermanagement is een onderdeel van ‘kwaliteitszorg’. Het doel is zorg te dragen dat alle klachten die op welke manier dan ook tot onze organisatie doordringen, op een systematische manier worden verwerkt tot daadwerkelijke verbetermaatregelen.

Iedere uiting van ontevredenheid met betrekking tot de activiteiten van Zenitor vzw wordt geregistreerd en doorloopt de volgende procedure:

  • De klacht wordt op een klachtenformulier genoteerd door degene die de melding ontvangt.
  • De betreffende loopbaancoach is in eerste instantie verantwoordelijk voor de afhandeling hiervan.
  • De coach geeft  een kopie van het formulier aan de manager coördinator. Samen beslissen zij over de te ondernemen acties.
  • De coach zorgt dat alle acties ondernomen worden om de klacht een passend gevolg te geven en noteert de acties op het klachtenformulier
  • Binnen een termijn van 4 weken wordt een passend gevolg gegeven aan de
  • Klacht en het resultaat meegedeeld aan de betrokkene.
  • De coach sluit de melding af met een tevredenheidscontrole bij de indiener en het resultaat wordt op het klachtenformulier genoteerd.
  • Het formulier wordt bewaard bij de kwaliteitsverantwoordelijke die jaarlijks een analyse maakt van de klachten  en verbetersuggesties. Aan de hand van deze analyse stelt hij maatregelen voor.

Indiener:

  • Naam:

 

  • Adres:

 

  • Telefoon

 

  • Email:

 

  • Omschrijving van de klacht:

 

  • Ondernomen  acties: 
  • wie
  • wat
  • wanneer

  • Afgesloten op: